УПД в цілому призначений для заміни комплекту передавального документа (накладної, акта приймання-передачі, акта виконаних робіт) з рахунком-фактурою – Тоді він має статус "1". Також УПД може замінювати лише передавальний документ — тоді він має статус «2», а рахунок–фактура виставляється окремо.
У відмінність від рахунки–фактури, УПД може фіксувати передачу вантажу, оскільки містить реквізити посади особи, яка отримала вантаж чи уповноваженого прийняття товару від імені покупця. Рекомендуємо продавцю затвердити в обліковій політиці форму УПД та порядок її застосування.
Коли не можна використовувати УПД замість накладної За умовами договору, якщо сторони прописали в ньому, що застосовується товарна накладна або інший відвантажувальний документ, крім УПД. Наприклад, вказали, що накладна складається за формою ТОРГ-12, або привели додаток до договору спільно розроблений бланк.
УПД складається в останній момент скоєння факту господарського життя (відвантаження товару, передачі, послуг, майнових прав). Цілком може бути «ідеальний варіант», коли дата складання документа, дати відвантаження та приймання товарів збігаються, тоді відповідно збігаються і показники рядків 1, 11 та 16.